修改数据透视表
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Loading ...下面，我们来修改在《创建数据透视表》中创建的保险数据透视表。你将会看到当源表中的数据改变时会发生什么，学习如何查看不同类型的数值汇总，还将使用内置的格式功能来修改数据透视表的外观。最后，如果不再需要数据透视表，可以删除它。
改变数据透视表
有时，你会创建数据透视表并且让它保持相同的布局且无须修改字段。每周或每月，你将更新数据，基于数据透视表汇总来查看结果或者分发报表。然而，有一些数据透视表需要经常变化，因为它们用于创建特别的报表。这里，通过使用不同的字段汇总数据，从而使用相同的数据和透视表来创建更多特别的报表。
1、清除数据透视表
在Midwest地区有洪水威胁，现在要求你报告每个地区有洪水分布和没有洪水分布保单的保险价值。你将清除数据透视表的内容，然后创建新的布局产生需求报表。
注：也可以通过取消选中“数据透视表字段列表”中的复选框分别移除现有的字段。
步骤1 选择数据透视表中的任一单元格。
步骤2 单击“数据透视表工具——选项”。
步骤3 在“操作”组中，单击“清除”，然后单击“全部清除”，如下图所示。
将清除数据透视表中所有字段，仅在工作表中可见空的布局。“数据透视表字段列表”仍然包含所有源数据中的字段。
2、添加字段到数据透视表的特定区域
在《创建数据透视表》中，选中字段列表里的字段，Excel自动将其放置在区域部分和工作表的数据透视表布局中。后来，移动字段到不同的区域。
除了接受自动放置字段外，还可以控制在哪里放置字段。对于洪水分布报表，希望在行标签区列出区域，列标签区列出洪水分布，并显示每个区域和分布类型总的保险价值。
步骤1 在“数据透视表字段列表”窗格，选取InsuredValue字段。
因为InsureValue字段包含数字数据，Excel自动将其放置在数值区域。
步骤2 选取Region字段。
因为Region是文本字段，Excel自动将其放置在行标签区域。
步骤3 在数据透视表布局中添加Flood字段，但想将其放置在列标签区域，而不是行标签区域。在“数据透视表字段列表”窗格的字段部分，将Flood字段拖动到列标签区域，如下图所示。
此时，Flood字段出现在数据透视表的列标签区域，显示N表明没有洪水分布而Y则是有洪水分布的保单。
步骤4 为使数值更容易阅读，可以进行格式化。在数据透视表中任何数值上单击右键，从上下文选项卡中选择“数字格式”。
步骤5 在“设置单元格格式”对话框中，选择“数值”类别。
步骤6 设置小数位位数为0，选取“使用千位分隔符”，单击“确定”。
使用数值格式后，可以看到保险价值中超过3百万是洪水分布区的财产，而只有大约1百万是没有洪水分布区的财产。在Midwest地区，大约一半的保险价值是洪不分布区的财产。
添加报表筛选
你已经报告了每个区域的全部汇总数，但理赔经理想要更多的信息。每份保单为商业的特定类型，下一份报表应该显示制造业总的保险价值。为了限制汇总数据中包括的项目，通过使用存储商业类型数据的BusType字段在数据透视表中添加筛选。
步骤1 在“数据透视表字段列表”窗格中，将BusType字段拖动到“报表筛选”区域，如下图所示。
在工作表中，Excel在数据透视表的顶部添加BusType字段并带有项目（全部），如下图所示。数据透视表中的值没有变化。
步骤2 单击“（全部）”右侧的下拉箭头，看到商业类型列表。从源数据中的每种商业类型列于此。
步骤3 筛选数据，仅看到制造业类型。于是，单击“Manufacturing”，单击“确定”，如下图所示。
数据透视表中的值改变了，现在仅显示对制造业卖出的保单的总的保险保值。在Midwest地区的总保险价值中，洪水分布区的制造业仅有2.5百万元，下图所示。
在工作表的单元格B1中，下拉箭头已经改变为带有小的蓝色箭头的筛选符号。在“数据透视表字段列表”窗格中，有一个筛选图标在BusType字段的旁边，表明该字段应用了筛选。
应用筛选后，也可以看到对于制造业，在Central区卖出的所有保单都在洪水分布区，而在Northeast区的洪水分布区没有卖出保单。
1、改变筛选
现在，你已经报告了制造业的汇总，你又被要求做出Midwest的零售业报表。要看到不同商业类型的结果，可以从报表筛选列表中选择不同项。
步骤1 单击BusType报表筛选箭头，打开项目列表。
步骤2 在列表中单击“Retail”，单击“确定”。
数据透视表现在显示零售业类型的总计。在Midwest地区总的保险价值，并且其洪水分布区的零售业仅5.7百万元。
步骤3 要查看所有商业类型的总和，从报表筛选列表项的顶部选择“（全部）”。
2、多项筛选
理赔经理要求的下一个报表是Midwest里的办公建筑和住宅，它们是相似的商业类型，报表应该显示合计数。下面，同时对Apartment和Office Bldg保单应用筛选。
步骤1 在数据透视表中，单击BusType报表筛选下拉箭头。
步骤2 在列表的底部，选取“选择多项”复选框。
步骤3 复选框出现在商业类型项目的旁边，并且选择了多个项目。在数据透视表中，选择（全部），将选中所有的项目，如下图所示。
步骤4 要快带移除所有项目的选取，单击（全部）复选框取消选择，将清除列表中所有的复选标记。此时，除非选取至少一项，否则“确定”按钮不可用。
步骤5 选取“Apartment”和“Office Bldg”。
步骤6 单击“确定”并闭列表并应用筛选。
现在，BusType报表筛选显示“（多项）”，表明选择了两个或多个项目，如下图所示。数据透视表显示办公建筑和住宅的汇总值，能够看出大多数保险价值在洪水分布区的保单中。
3、移除报表筛选
如果不再需要报表筛选，那么可以从数据透视表中将其移除。现在，已经完成了通过商业类型分析保单，因此将移除报表筛选：
步骤1 选择数据透视表中的任一单元格。
步骤2 在“数据透视表字段列表”窗格，取消“BusType”字段名前的复选。
将从数据透视表中移除报表筛选，并且值为源数据中所有记录的汇总。
当从数据透视表布局中移除筛选字段时，其最后的设置将被记住。在从数据透视表布局中移除BusType字段之前，选择Apartment和Office Bldg项来筛选数据透视表。在“数据透视表字段列表”窗格中，BusType字段仍然显示筛选图标，表明该字段有一个应用的筛选。因为该字段不在数据透视表布局中，所以该筛选当前不会影响显示的数据。
要看到这个被保留的筛选，可以在“数据透视表字段列表”中检查BusType字段，同时也能够修改该字段的筛选设置。
步骤1 在“数据透视表字段列表”中，单击“BusType”字段。
步骤2 在字段名中（见下图）单击箭头打开字段的排序和筛选列表。
步骤3 在排序和筛选列表中，可以看到Apartment和Office Bldg项仍然被选择。筛选列表左边的复选标记表明该字段有一个应用的筛选。
步骤4 既使BusType字段不在数据透视表布局中，也可以改变其筛选设置。要移除该筛选，单击“从BusType中清除筛选”，如上图所示。
步骤5 筛选和排序列表关闭，在“数据透视表字段列表”的BusType中的筛选图标被移除。
更新数据透视表
在创建数据透视表之后，它仍然连接着源数据。如果对源数据作出了改变，例如添加新记录或者删除记录，那么可以更新数据透视表来反映变化。
1、改变源数据
你了解到在保单源数据的保险价值中有一个错误，必须修正金额，而且，已经卖出了另一份保单，必须在源数据中添加相应的信息。现在，返回到包含源数据的Excel表来进行修改：
步骤1 在Excel表中，找到保单为100208的行，选择保险价值（$30,000），这是一个不正确的金额。
步骤2 输入正确的金额（$3,000,000），按回车键完成输入。
步骤3 移动到表的末尾，输入一条新记录。
向下移动的一种快速方式是将鼠标指针指向活动单元格的底部，然后双击，如果该列中没有空单元格，则会移至该列的末尾，否则移至空单元格之上的单元格中。
步骤4 在新行中输入记录。
要从该单元格上面的单元格中复制数据，按下Ctrl键的同时，输入“’”。
2、在数据透视表中查看新数据
现在已经完成了对源数据的修改，返回到数据透视表并更新，以便能够看到修正好的保险数据汇总。你改正了East地区的保险价值金额，为Midwest添加了一份新保单，因此这些地区的总数应该增加，总计值也应该增加。
步骤1 选择数据透视表中的任一单元格。
步骤2 单击“数据透视表工具——选项”选项卡。
步骤3 在“数据”组，单击“刷新”按钮，使用新的和修正的数据来更新数据透视表。
步骤4 在数据透视表中，数据被更新，显示了East地区和Midwest地区新的汇总和总计，如下图所示。你可以与上文中相应的数据进行对比，看看数据透视表是否更新为新的新据。
当然，也可以在数据透视表中单击右键，从上下文选项卡中选择“刷新”命令。
改变汇总函数
当前，数据透视表为每个地区显示InsuredValue求和项。现在希望在每个地区的洪水分布区卖了多少份保单，没有洪水的区域卖了多少份保单。下面，将修改数据透视表中的设置，以便能够看到对InsuredValue字段的不同汇总。
步骤1 在数据透视表中，在数值区域的任意单元格中单击右键。
步骤2 在出现的上下文菜单中，单击“数据汇总依据”。在函数列表中，选取了“求和”函数，因为它是当前InsuredValue字段使用的函数。
步骤3 单击“计数”，通过此函数汇总数据，如下图所示。
步骤4 在数据透视表中，数据改变为显示InsuredValue单元格的数量。总计为928，这是保险表中保单记录的数量。
应用数据透视表样式
现在，已经按你想要的方式设置了汇总信息，那么可以花一些时间来修饰数据透视表的外观了。修改外观可以使数据更易阅读，并且可能想使用某种配色方案以便和其它文档相适应。
当创建数据透视表时，Excel自动应用了格式。要快速地改变数据透视表的外观，可以应用内置的数据透视表样式。这可能会影响颜色和字体格式，可能添加边框和行或列阴影。
步骤1 选择数据透视表中的任一单元格。
步骤2 单击“数据透视表工具——设计”选项卡。
步骤3 在“数据透视表样式”组中，可以看到已经选择了一种样式，其周边带有边框。
步骤4 指向该样式，其名称将出现在屏幕提示中（如下图），除非关闭了屏幕提示功能。
步骤5 指向其他的数据透视表样式，工作表中的数据透视表将出现该样式的预览。
步骤6 要看到其他样式，单击数据透视表样式组右侧的向上或向下按钮。
步骤7 要打开完整的数据透视表样式库，单击右侧的“更多”按钮。
步骤8 在库中，向上和向下拖动滚动条查看数据透视表样式，它们被分成了浅色、中等深浅和深色组。
步骤9 找到喜欢的样式后，单击应用该样式。
删除数据透视表
工作簿中可以包含一个或多个数据透视表，这些数据透视表可以基于相同的数据，也可以基于不同的数据。有时，可能想完全删除某个数据透视表。
步骤1 选择数据透视表中的任一单元格。
步骤2 单击“数据透视表工具——选项”选项卡。
步骤3 在“操作”组中，单击“选择——整个数据透视表”。
步骤4 当选择数据透视表时，按键盘中的“删除”键。Excel删除数据透视表，“数据透视表字段列表”将从视图中消失。
如果要删除带有数据透视表的工作表，在工作表标签中单击右键，从上下文选项卡中选择“删除”命令。
小结
在本文中，你扩充了你的基本的数据透视表技术。学习了如何清除数据透视表，如何在数据透视表的指定区域添加字段。
你添加了报表筛选并使用它来查看指定商业类型的汇总数据。你修改报表筛选，从筛选列表中显示多项数据。当不在需要报表筛选时，将其移除。
接下来，你修改了源数据表中的数据，添加了新数据，然后刷新数据透视表更新其汇总数据。你修改了在InsuredValue字段中使用的汇总函数，使用计数代替求和。
你应用数据透视表样式，使数据透视表中的数据更容易阅读。
最后，你学习了如何删除整个数据透视表。
现在，已经介绍了创建和修改数据透视表的基础知识。在随后的文章中，将深入研究数据透视表的功能，你将看到如何创建更复杂的数据透视表报表。
